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일반적으로 마인드 맵은 개인적인 용도로 사용하는 도구라 생각하지만, 여러 사람의 아이디어와 의견을 모으는 회의에서도 중요한 도구로 활용할 수 있습니다. 제품이나 프로젝트의 기획 단계에서 많이 수행하는 아이디어 도출 회의나 브레인스토밍(BS, Brain Storming)은 한 사람의 제한된 생각의 폭을 벗어나 여러 사람의 생각을 쏟아내는 과정에서 새로운 아이디어를 산출하거나 의견을 모으는 매우 중요한 도구입니다. 전통적인 브레인스토밍이라면 화이트 보드에 직접 판서해가며 회의를 진행하거나 포스트잇을 붙이거나 전지에 그려가며 회의를 진행할 것입니다.

새로운 브레인스토밍이나 전략 회의 진행은 화이트보드나 전지와 같은 전통적인 도구 대신 프로젝터컴퓨터 그리고 마이드맵(Freemind)을 사용하는 것입니다. 회의를 진행하면서 나온 새로운 아이디어나 의견은 바로 마인드 맵에 반영하여 현재의 상황을 회의 참여자가 항상 공유할 수 있도록 합니다.



마인드맵을 도구로 사용하는 회의를 위한 몇가지 방안을 나눌까 합니다.


■ 준비된 회의가 생산적인 회의를 만듭니다.

팀장만 이야기하고 공지사항만 전달하는 그런 회의만큼 지루하고 짜증나는 것은 없지요. 특히 아이디어를 통해서 새로운 방향을 설정하거나 인지하고 있지 못하던 위험요소(Risk)를 찾아 내기위한 브레인스토밍이나 전략회의에서는 일방적 전달 방식의 회의나 준비 없는 회의 만큼 비생산적인 것은 없습니다.

그래서, 회의를 소집하는 회의 주관자는 회의전에 미리 회의의 주제나 기본 방향, 그리고 회의 시간, 참석자에 대한 정보를 마인드맵으로 작성하여 참석 대상자에게 전송하고 회의 시작전에 회의 주관자에게 나름 생각한 아이디어를 마인드맵에 작성하여 답장하도록 요청합니다. Freemind는 기업에서도 무료로 사용할 수 있는 도구이므로 설치나 사용에 아무런 부담이 없다는 장점이 있고 파일이 XML 형태로 되어 있고 용량이 작아서 첨부 파일로 전송하기에도 전혀 부담이 없다는 장점이 있습니다.

취합된 마인드 맵을 하나씩 열어가며 각 사람의 아이디어에 대한 설명을 듣고 회의 주관자 또는 서기는 각 사람의 아이디어를 기본 맵에 붙여넣기합니다. 물론 각 사람의 아이디어를 차례로 듣기는 하겠지만 활발한 질의/응답을 하도록 허용하고 그 과정에서 나오는 아이디어나 의견 또한 기본 맵에 반영합니다.

회의 중간 중간 휴식 시간이후 또는 적절한 시점마다 현재까지 나온 아이디어나 의견을 참석자가 한번에 볼수 있도록 작성된 마인드맵을 활용하여 리뷰하는 시간을 갖습니다. 또한, 여러번의 회의를 거치는 경우에는 회의 마무리 시점마다 작성된 기본맵을 참석자에게 배포하여 개인적인 시각으로 재검토 및 또다른 아이디어 산출의 기반으로 활용하도록 배려합니다.


■ 도구의 적절한 활용은 생산적인 회의를 만듭니다.

컴퓨터와 프로젝터, 그리고 마인드맵을 활용한 브레인스토임을 도구를 활용한 회의를 위한 기본 환경입니다. 아이디어에는 많은 경우 풍부한 자료수집이 그 기반을 이루는데 수집한 자료를 컴퓨터를 통해서 기민하게 공유하여 자료 수집한 사람은 생각지 못했던 아이디어를 다른 팀원을 통해서 도출하는 시너지 효과를 발휘할 수 있습니다. 자료에는 단순한 사이트 링크 부터 동영상, 프로그램 데모, 문서 및 프레젠테이션까지 다양한 형태가 가능합니다. 

회의를 하면 많은 경우 말을 하는 사람은 소수로 국한되고 다수의 참석자는 침묵으로 일관하는데, 이런 경우에는 각 참석자에게 자료수집이나 특정 분야의 아이디어에 대한 임무를 부여하는 방식을 적용하는 방법과 함께 모래 시계를 준비해서 한사람씩 돌려가며 특정한 사람의 과도한 발언을 예방하는 효과와 함께 발언 순서를 보고 발언을 준비할 수 있도록 하는 방법도 써볼만 합니다. 물론 중심 발언은 순서에 따라 하지만 질문, 추가 의견, 대신 답변등 참석자의 자유 발언은 늘 열어둡니다.

끝으로 마인드 맵의 아이콘 활용입니다. 


Freemind에서는 위의 같은 아이콘은 각 노드에 붙일 수 있습니다. 회의 진행을 하다보면 참석자들간에 첨예한 의견 충돌이 있는 것도 있고 자료가 부족해서 검토가 어려운 것도 있고 어떤 사항은 모두가 공감하는 부분도 생기게 마련입니다. 그런데 회의 진행과정에서 특정 항목에 너무 매이게 되면 회의도 비생산적이 되지만 결론없는 회의가 될 가능성이 높습니다. 이런 위험성을 방지하기 위해서 의견이 모아진것, 추후 토론이 필요한것, 우선 순위를 정리할 수 있는 것 등을 아이콘으로 표시하면 참석자들의 생각을 새로운 아이디어와 깊은 생각이 필요한 항목으로 집중시킬 수 있습니다.

마음을 하나로 모을 수 있는 조직은 그만큼 가능성을 극대화 할 수 있습니다. 회의와 소통에 마인드맵을 적극 활용해 보세요! 


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